無駄な会議や打ち合わせを断る厳選テクニック５選！

f:id:techblo:20180616115907j:plain 日々、膨大な会議や打ち合わせで時間を浪費していませんか？
週に１度の定例会議、突発的な打ち合わせ。
自身のアウトプット作成や顧客訪問等に追われる中、全ての会議に出席していたら、時間がいくらあっても足りませんよね。
この記事では、無駄な会議や打ち合わせを断るテクニックをお伝えします。

無駄な会議や打ち合わせを断る厳選テクニック

発言する必要がない会議には出席しない。

自分が発言する必要がない会議には、出席しても無駄です。
会議後に議事録や会議資料を確認すれば良いです。
日本の会議では、職責や立場を超えて、一律で人を集めて会議をすることが多いです。
しかし、発言する必要のない会議であれば、いる意味がありません。
私の場合は、2時間程度かかる会議に週１で出席していました。
その会議においては、私が発言することもない上に、参集範囲が広く、狭い会議室の中にぎゅうぎゅうに人がいる状態でした。
このため、自身の作業で忙しい時に、「今日は作業があるので行けません」と伝え、１度欠席したのを機に、黙って出るのをやめました。
その後、特に何も言われてません。
上司も参加しても意味がないことに薄々気づいていたのでしょう。
勇気を出して、無駄な会議に参加しないようにしましょう。

代表者のみ参加し、後で情報共有する。

チーム単位で仕事をしていて、他チームや他部署との打ち合わせが必要な場合、チーム内で会議に出席する代表者を決めて、その人に参加してもらいましょう。
例えば、月曜日の会議はAさん、金曜日の会議はBさんと、役割分担して会議に出席すれば、会議に出る回数を減らせます。
会議中に、チーム内の他のメンバーでないと分からない点があっても、「後で確認し、メールで展開します」
と言えば、納得してもらえるでしょう。
会議に出る時間より、後でメールを送信する時間の方がはるかに短いです。
日本の会議の場合、会議の場で何かが決まる事はほとんどなく、情報共有に終始していることが大半のため、この方法もかなり効果的です。
例えば、チームリーダーに会議に出てもらい、その代わりにチーム内の担当者が作業を進めていくのが一般的ではないでしょうか。

定例会議の時間に、あえて一度限りの別の会議を入れる。

無駄な定例会議に悩まされているなら、あえて、その時間に一度限りの会議や打ち合わせを入れてみるのも良いでしょう。
「別の会議があるので、欠席します」と他の会議参加者には伝えておきましょう。
１度欠席すれば、２度目以降も出なくても良い雰囲気になる可能性があります。
上記のテクニックを使う場合、会議の内容は議事録や会議資料を読んで確認しましょう。

会議の時間になったら、あえて電話する。

会議の時間に、あえてお客様や同僚等に電話をしましょう。基本的に、社内の会議よりも電話の対応が優先になると思います。
みんなが会議に出かけたのを見計らい、キリの良い所で電話を切れば良いです。
例えば１０分の電話ですんだ場合、２時間の会議に出る場合に比べて、自分の時間が１時間５０分以上も節約できます。

会議中に別の作業をする

どうしても会議に出る必要がある場合は、会議中に他の作業を行いましょう。
例えば、ノートパソコンを用いたメールの確認や返信等は、会議中に話に耳を傾けながらでも、できる仕事の一つです。議事録を取る係でもないならば、隅の方でカタカタしている分には特に気にもされないはずです。
打鍵音が気になるならば、ノートパソコンのキーボード用のカバーをかぶせるなどして、音漏れが少なくなるような工夫をすれば良いでしょう。